Quels sont les rôles des actionnaires et des administrateurs au sein d'une société par action québécoise?

L’été étant à nos portes, plusieurs d’entre vous prendrez enfin un moment pour vous  reposer ou vous évader. Dans plusieurs secteurs d’activités commerciales, la période estivale permet de prendre un pas de recul, de réfléchir à sa mission, sa vision et ses valeurs à titre d’organisation. 
Il peut également s’agir d’une période pertinente pour revoir la structure de son organisation, son fonctionnement et ses acteurs et s’assurer que cet écosystème se développe à son plein potentiel.



Dans le vaste paysage des affaires, de nombreuses entreprises opèrent par le biais de la société par actions. On reconnait ce type d’entreprise le plus souvent grâce à la mention « inc. », à la fin du nom de l’entreprise. Quel que soit leur domaine d’activité, les sociétés sont soutenues par des acteurs essentiels qui ne sont pas toujours familiers au grand public. Chaque jour, nous interagissons avec de nombreuses sociétés par actions offrant une gamme variée de produits ou de services, qu’il s’agisse de restauration, de commerce de détail, de construction, de services professionnels et bien d’autres encore. Cependant, ces entreprises ne peuvent croître et prospérer sans la présence cruciale des deux groupes qui les composent: les administrateurs et les actionnaires. 

Ces deux groupes détiennent des responsabilités et des pouvoirs essentiels qui alimentent la croissance et le bon fonctionnement des sociétés. Pourtant, bien qu’étroitement liés, ils diffèrent dans leurs intérêts, leurs devoirs, leurs responsabilités et leurs pouvoirs au sein d’une société par actions. Ainsi, l’objectif de ce texte est de définir et de présenter ces acteurs clés tout en mettant en lumière les distinctions fondamentales entre l’actionnaire et l’administrateur.

En comprenant mieux ces acteurs clés et leurs interactions au sein de la gouvernance des sociétés, il devient possible de saisir pleinement la complexité et l’importance de leur contribution à la prospérité économique et à la croissance des entreprises québécoises. Une société au sein de laquelle les rôles d’administrateur et d’actionnaire sont bien compris et bien appliqués est en meilleure posture pour atteindre ses objectifs et être pérenne. Chaque groupe évoluant dans sa sphère respective, selon sa fonction, la régie interne et la gouvernance d’une société en deviennent simplifiées.



La différence entre les rôles
Le rôle des actionnaires prévu à la loi se résume sous ces grands thèmes : 
1.    Payer (en argent, en biens ou en services rendus) les actions que la société leur émet;
2.    Nommer les administrateurs de la société qui eux, assurent la gestion des activités et des affaires internes ou en surveillent la gestion;
3.    Surveiller et contrôler la gestion que font les administrateurs;
4.    Nommer les auditeurs de la société ou les comptables et recevoir les états financiers annuels de la société; 
5.    Voter sur certaines décisions et changements fondamentaux au cours de la vie d’une société.

Le rôle des administrateurs prévu à la loi se résume sous les thèmes suivants : 
1.    Exercer tous les pouvoirs nécessaires pour gérer les activités et les affaires internes de la société ou en surveiller la gestion;
2.    Contracter des emprunts, émettre, réémettre, vendre ou hypothéquer les titres de créance pour le compte de la société, la rendre caution de l’exécution d’une obligation d’une autre personne ou hypothéquer tout ou partie de ses biens, présents ou futurs, afin de garantir l’exécution de toute obligation;
3.    Créer des postes de dirigeants et nommer ces dirigeants qui seront mandataires de la société;
4.    Déclarer des dividendes;
5.    Approuver les états financiers présentés aux assemblées annuelles des actionnaires.

L’exercice des pouvoirs des administrateurs ne nécessite pas l’approbation des actionnaires, sauf dans la mesure prévue par la loi. 
Au sein des PME ou encore des compagnies solos, il est fréquent que les actionnaires jouent un rôle dans la gestion des activités et des affaires internes de la société. Une même personne peut alors porter à la fois le chapeau d’actionnaire et celui d’administrateur. Pourtant, il faut pouvoir séparer chacune de ces fonctions, car la loi impose des obligations différentes pour chacune.

Intérêts
Les divergences entre les intérêts, les devoirs et les responsabilités des administrateurs et des actionnaires sont significatives. Une distinction fondamentale réside dans leur orientation envers la société. Bien qu’ils fassent partie de la même entité, les actionnaires et les administrateurs ne partagent pas les mêmes intérêts. Pour l’actionnaire, qui investit dans une entreprise par la souscription d’actions, l’objectif premier est de protéger la valeur économique de son placement dans la société et l’objectif ultime est de maximiser le rendement sur son investissement. Ainsi, l’actionnaire n’est pas contraint de prendre des décisions dans l’intérêt de la société, mais plutôt dans celui de ses propres intérêts financiers. 

En revanche, l’administrateur est légalement obligé d’agir avec prudence et diligence de même qu’avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la société. Cette obligation découle de sa position de confiance, car il est nommé par les actionnaires, et de sa responsabilité envers l’entreprise elle-même. Par conséquent, les administrateurs sont tenus de prendre des décisions qui visent à atteindre les objectifs de l’entreprise. Cette obligation découle notamment de leur devoir d’honnêteté et de loyauté envers la société. L’administrateur, dans l’exercice de ses fonctions, doit rester indépendant et éviter toute influence ou pression provenant de tierces parties ou de ses propres intérêts personnels. En maintenant cette position, l’administrateur évite donc de se placer dans une situation où ses intérêts et ceux de la société seraient en conflit. Il est à noter que la loi exige de l’administrateur qu’il dénonce la nature et la valeur de tout intérêt, direct ou indirect, soit tout avantage financier, qu’il a dans un contrat ou dans une opération auquel la société est partie. 

Devoirs
Par ailleurs, les différences entre les actionnaires et les administrateurs ne s’arrêtent pas là. En effet, ces acteurs n’ont pas les mêmes devoirs et responsabilités. Les actionnaires détiennent une immunité faisant en sorte qu’ils ne sont pas responsables, en cette qualité, des actes de la société. 

Les administrateurs sont les mandataires de la société. L’administrateur est celui qui représentera et obligera la société envers les tiers, par exemple pour ouvrir le compte bancaire de la société, signer un contrat avec un partenaire d’affaires ou un fournisseur de services, sauf si ce rôle est délégué à un dirigeant valablement nommé. Ainsi, les devoirs des administrateurs se regroupent en deux principales catégories, soit d’être prudent et diligent et d’agir avec honnêteté et loyauté. 

Pour satisfaire son devoir de prudence et de diligence, l’administrateur doit agir de bonne foi et se fier à des sources crédibles. Cela inclut les informations fournies par un dirigeant compétent et fiable, les conseils de conseillers juridiques ou comptables engagés par l’entreprise et réputés compétents, ainsi que les recommandations d’un comité du conseil d’administration considéré comme fiable. En agissant ainsi, l’administrateur s’appuie sur des données raisonnables pour prendre des décisions dans l’intérêt de la société. 

L’administrateur est tenu à un devoir d’honnêteté et de loyauté envers la société, ce qui implique de placer les intérêts de cette dernière en priorité. Pour cela, il est essentiel qu’il divulgue ouvertement tout intérêt financier qu’il possède dans un contrat ou une opération impliquant la société. De manière conséquente, il doit également signaler tout avantage financier lié à un contrat ou une opération qui pourrait potentiellement influencer une prise de décision de manière significative. Cette obligation de divulgation s’étend également aux projets de contrat ou d’opération, ainsi qu’aux discussions et négociations qui les entourent. En d’autres termes, même lorsqu’un contrat ou une opération n’est qu’à l’étape de projet, il est nécessaire de révéler tout conflit d’intérêts potentiel. En respectant ces principes, l’administrateur assure une gestion transparente et responsable, favorisant ainsi la confiance des parties prenantes dans les activités de la société. Cela garantit également un environnement commercial juste et équitable, où les décisions sont prises en tenant compte uniquement des intérêts de l’entreprise. 

Responsabilités
Si un administrateur manque à l’un des devoirs précités, sa responsabilité civile pourrait être engagée envers la société et il pourrait être tenu de restituer à la société les sommes en cause que celle-ci n’a pas recouvrées autrement.

Pour illustrer ce propos et n’en citer que quelques-uns, les manquements suivants peuvent entraîner de lourdes et couteuses conséquences pour l’administrateur :
·    Responsabilité envers les employés, jusqu’à concurrence de six mois de salaire, pour les services rendus à la société pendant leur administration respective. 
·    Responsabilité solidaire de tous les administrateurs d’une société si la société ne verse pas aux autorités fiscales les impôts, ainsi que les taxes telles la TVQ et la TPS, comme le prescrivent les lois fiscales. 
·    Responsabilité solidaire de tous les administrateurs qui ont approuvé une fusion alors qu’il y avait des motifs raisonnables de croire que la société issue de la fusion ne pourrait acquitter son passif à échéance, pour les dettes de cette société subsistant après la discussion de ses biens. 
·    Responsabilité des administrateurs lorsque l’abus de procédure est le fait de la société et qu’ils ont participé à la décision pour une condamnation personnelle au paiement des dommages-intérêts.

Pouvoir et vote
Lorsque vient le moment de prendre des décisions concernant la société, les administrateurs se rassemblent au sein du conseil d'administration. Ils peuvent également décider par le biais de résolutions écrites, qui tiennent lieu d’une réunion du conseil d’administration. Les votes sont exprimés au sein du conseil d'administration et peuvent être réalisés en personne ou par des moyens technologiques. Chaque administrateur dispose d'une voix, et les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité simple, sauf disposition contraire. 
Le forum des actionnaires est l’assemblée des actionnaires. Ces derniers peuvent également s’exprimer par résolutions écrites. 

Chacun dispose alors d'un vote par action qu'il possède, sauf disposition contraire dans les statuts de la société. Il existe des résolutions dites « ordinaires » où les décisions sont prises à la majorité simple (50% + 1) des voix des actionnaires ayant le droit de vote. De plus, les actionnaires peuvent être confrontés à des décisions importantes nécessitant une résolution « spéciale ». Ces résolutions spéciales sont adoptées à la majorité des deux tiers des voix des actionnaires ayant le droit de vote.



Pour terminer, la distinction entre actionnaires et administrateurs au sein d'une société par actions repose sur des différences fondamentales en termes d'intérêts, devoirs, responsabilités et pouvoirs. Les actionnaires, investisseurs dans l'entreprise, cherchent à protéger et maximiser leurs placements financiers et nomment les personnes chargées de la gestion de la société, les administrateurs. En revanche, ces derniers ont le devoir légal de gérer les activités commerciales dans l'intérêt de la société, agissant avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Leurs responsabilités incluent la gestion transparente et la prise de décisions éclairées. 

De plus, les différences se manifestent également dans l'exercice du pouvoir et du vote. Le conseil d'administration détient les pouvoirs nécessaires pour diriger l'entreprise, sans nécessiter l'approbation des actionnaires pour exercer ses fonctions. Les décisions au sein du conseil d’administration sont prises à la majorité simple. En revanche, les actionnaires disposent d'un vote par action et prennent des décisions par résolutions, avec des exigences de majorité simple ou spéciale selon la nature de la décision.

Ainsi, la collaboration et la compréhension mutuelle entre actionnaires et administrateurs sont essentielles pour assurer la gouvernance efficace et éthique des entreprises québécoises. En respectant leurs rôles distincts, mais complémentaires, ces acteurs contribuent à la croissance et à la prospérité durables des entreprises et à la confiance des parties prenantes dans le système économique.

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Andréanne Baillargeon, avocate
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