La transformation numérique, un indispensable pour votre croissance
Par Martin Hardy, CPA, Certification Lean Six Sigma, associé en services-conseils chez Mallette
La plupart des PME québécoises soutiennent leur croissance par l’embauche de nouveaux employés. Or, dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, il devient de plus en plus difficile de trouver et de garder des employés qualifiés. Le recrutement est-il réellement la seule réponse à la croissance d’une organisation? Selon une étude réalisée en 2017, 30 % des tâches de la majorité des professions pourraient être automatisées, permettant ainsi aux employés de concentrer leurs efforts sur des tâches à valeur ajoutée et de soutenir la croissance organisationnelle.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus administratifs?
L’automatisation des processus est une technologie qui utilise des robots logiciels pour automatiser des tâches administratives répétitives et à faible valeur ajoutée au sein d’une organisation.
Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées :
- Capture, saisie et compilation de données et de formulaires
- Validation/approbation d’informations
- Envoi de communications
- Analyse de données
- Génération d’écritures comptables
- Interaction entre les différents systèmes informatiques
Quels sont les avantages d’automatiser les processus?
L’automatisation de ces tâches permet notamment :
- D’accélérer et d’absorber la croissance organisationnelle en réduisant la dépendance aux ressources humaines
- D’accroitre la productivité
- De réduire les tâches manuelles, répétitives et peu motivantes
- De minimiser les risques d’erreurs humaines
- De réduire les coûts opérationnels en limitant les embauches
- D’assurer le respect des règlements et des cadres de conformité
- D’augmenter la fiabilité et la qualité des informations
- D’accélérer le processus décisionnel et d’approbation
Quels sont les processus à prioriser considérant les limitations budgétaires?
Le succès d’une transformation numérique repose sur le plan numérique. Ce dernier permet de comprendre les processus stratégiques au cœur de l’organisation et de cibler les processus clés et critiques à prioriser. La transformation numérique des processus ayant un potentiel de gains plus important doit être priorisée.
Quel serait un exemple concret d’une transformation numérique réussie?
L’automatisation des comptes payables est un exemple concret et indispensable pour la PME québécoise. Cette transformation numérique permet d’automatiser, entre autres, les étapes suivantes :
- Réception à une adresse générique ou numérisation de la facture
- Lecture de la facture à l’aide d’un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Validation de l’information à la suite de la lecture
- Enregistrement et archivage numérique de la facture
- Rapprochement des factures avec les bons de commande et les bons de réception
- Évaluation des écarts importants entre la facture et les documents liés (bon de commande et bon de réception)
- Répartition des factures en écart ou sans bon de commande aux approbateurs autorisés
- Comptabilisation de la facture dans le système comptable
Un tel processus automatisé permet :
- D’accroitre considérablement le nombre de factures traitées par employé
- De réduire les coûts opérationnels de votre équipe comptable
- De documenter et d’archiver les approbations et le traitement de la facture tout au long du processus à des fins de contrôle interne
- De changer et de valoriser le travail des employés pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée
Quelles sont les principales étapes à suivre ?
Les étapes à suivre pour automatiser un processus sont les suivantes :
- L’évaluation et l’identification des processus critiques dans l’organisation
- L’élaboration d’une feuille de route de priorisation de ces processus
- Le diagnostic du processus ciblé à automatiser. Le diagnostic comprend :
- La cartographie du processus complet
- La définition des rôles et responsabilités des parties impliquées
- L’identification des intrants et des extrants tout au long du processus (documents, données, systèmes, etc.)
- La définition des composantes et des fonctionnalités souhaitées
- L’identification des étapes à automatiser et celles à conserver de façon manuelle
- L’estimation du coût du projet d’automatisation
- L’évaluation de l’avantage coût/bénéfice et du retour sur investissement de l’automatisation du processus
- Le développement informatique du processus à automatiser
- Le soutien après l’implantation
Pour plus d’informations, communiquez avec nos experts à BI@mallette.ca ou remplissez notre formulaire https://www.mallette.ca/bi
1. Michael Chui, James Manyika et Mehdi Miremadi, Where machines could replace humans – and where they can’t (yet), McKinsey Digital, [En ligne], 8 juillet 2016, [https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/where-machines-could-replace-humans-and-where-they-cant-yet]. (Consulté le 5 février 2024)
